(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本組合における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにして、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(収受、配付、発送及び保存)

第2条の2　文書の収受、配付、発送及び保存等は、事務局総務課(以下「総務課」という。)が行う。

(受付及び配付)

第3条　到達した文書又は物件は、総務課において収受し、次の各号によつて処理しなければならない。

(配付後の取扱い)

第3条の2　総務課から配付を受けた文書は、主管課において文書件名簿(第2号様式)に記載しなければならない。

(直接受理した文書)

第4条　本人又は代理人が出頭して提出する文書は、主管課において収受し、直ちに前条各号により処理しなければならない。

(官公報図書類)

第5条　官報、公報及び図書類は、広報収受簿(第6号様式)に記載し、主管課に配付し受領印を受けなければならない。

(一応供覧)

第6条　受付文書のうち、次の各号の一に該当するものは、「一応供覧」と朱書し、その理由を付して、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。

(起案用紙)

第7条　文書の処理には、起案用紙を使用しなければならない。ただし、定例のもので一定の簿冊で処理できるもの又は軽易な文書は、処理案をその文書の余白に記載して処理することができる。

(決裁区分の表示)

第8条　起案文書には、次の決裁区分を表示しなければならない。

(回議)

第9条　起案文書は、決裁規程の定めるところにより、取扱者から順次直属の上司を経て、決裁権限を有する者に回議し、その決裁を受けなければならない。

(合議)

第10条　次長及び課長は、決裁規程の定めるところにより合議を受けたときは、速やかに当該合議を受けた文書を処理しなければならない。ただし、調査又は審査等のため日時を要すると認めるときはあらかじめその旨を主管の次長及び課長に連絡しなければならない。

(経由文書)

第11条　組合を経由する文書は、同文の「控」をとり、副申又は意見を必要としないものは、単に経由印を押し、決裁を受けて進達しなければならない。

(重要文書の決裁)

第12条　重要又は秘密の文書は、欄外上部に「親展」若しくは「秘」と朱書し、封筒に入れ他見に触れないよう回議しなければならない。

(至急文書の決裁)

第13条　急を要する文書には、欄外上部にその旨を朱書して回議するか、又は取扱者が自ら持参して決裁を受けなければならない。

(緊急処理すべき事項の取扱い)

第14条　緊急に処理する必要があり、かつ、通常の手続を経る暇のないときは、直ちに口頭によりその事項について指示を受けて措置することができる。ただし、この場合においては、事後に所定の手続をとらなければならない。

(文書の後閲)

第15条　決裁規程の定めるところにより代決した文書中、閲覧を必要と認めるものは、決裁欄に「後閲」と表示しなければならない。

(決裁日付)

第16条　決裁済みの文書(以下「原議」という。)は、その所定欄に主管課において決裁日付を記入しなければならない。

(原議の処理)

第17条　原議は、次の区分によつて処理しなければならない。

(郵送)

第18条　郵便物の発送は、特別の場合を除き、総務課において取り扱う。この場合においては、料金後納郵便物発送簿(第8号様式)に記載し、郵便物は、料金後納郵便物差出表とともに郵便局に提出して検印を受けるものとする。ただし、後納の取扱いによりがたいときは、郵券使用郵便物発送簿(第9号様式)に郵便切手又は葉書の支出高を明記して郵送することができる。

(使送)

第19条　使送によるものは、送達簿(第10号様式)に記載し、受取人の受領印をとらなければならない。

(電報の発信)

第20条　電報を発信するときは、電報発信伺いの原議を総務課に提出しなければならない。

(物品の発送)

第21条　物品の発送を運送業者に委託してなすときは、主管課で取り扱わなければならない。

(特殊郵便物)

第22条　郵便によるもので書留速達等特殊な取扱いを要するものは、主管課において、その旨を封表に朱書しなければならない。

(文書の発送)

第23条　退庁時刻の1時間前までに回付を受けた文書及び小包郵便等は、その日に発送しなければならない。

(発信者の名義等)

第24条　外部に発する公用文書(以下「対外文書」という。)の発信者の名義は、管理者、会計管理者、事務局長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名を用いなければならない。ただし、照会、通知、依頼等の文書については、事件の軽重により、副管理者、事務局長、次長及び消防長の職氏名を用いることができる。

(あて名の敬称)

第24条の2　対外文書のあて名の敬称は、個人あての文書には「様」を用い、団体及び機関あての文書には「殿」を用いることを常例とする。

(公用文書の形式)

第25条　公用文書には、記号、番号、日付、あて名及び発信者名を記入し、契字印で原義と割印し、職印を押印しなければならない。ただし、文書の性質によつては、これを省略することができる。

第26条　削除

(完結文書)

第27条　完結文書は、その欄外に「完結」の印を押し、文書件名簿に完結月日、編さん簿冊名を記入し、「完結」の印を押さなければならない。

(完結文書の整理)

第28条　完結した文書は、次の区分により編さんし、成冊しなければならない。

(未完結文書の調査)

第29条　総務課長は、未完結文書については、適宜調査し、その理由を求めることができる。

(保存期間)

第30条　文書の保存期間は、次のとおりとする。

(第1種)

第31条　第1種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(第2種)

第32条　第2種に属する文書は、前条による保存の必要を認めないもので、おおむね次のとおりとする。

(第3種)

第33条　第3種に属する文書は、前2条による保存の必要を認めないもので、おおむね次のとおりとする。

(第4種)

第34条　第4種に属する文書は、前3条による保存の必要を認めないもので、おおむね次のとおりとする。

(保存年限の起算)

第35条　文書の保存年限は、文書完結の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、翌年4月1日から起算する。

(保存台帳)

第36条　編さん成冊した文書は、主管課において保存年限を定め、保存台帳(第12号様式)に記載して書庫に保管するものとする。ただし、執務上必要な文書及び第34条に規定する第4種の文書は、主管課において保管することができる。

(書庫)

第37条　書庫は、総務課長が管理する。

(書庫の清掃等)

第38条　書庫は、常に清潔にし、整とんしておかなければならない。

(保存文書の整理)

第39条　保存文書は、種別及び年次順に整理しなければならない。

(保存文書の紛失、き損)

第40条　保存文書を紛失、き損したときは、主管課長の証印のある始末書を次長に提出しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第41条　主管課長は、毎年2回保存期間の満了した保存文書を調査し、廃棄簿(第13号様式)によつて廃棄しなければならない。

(保存の必要のない文書の廃き)

第42条　諸種の印刷物、雑書類その他保存の必要がないと認められるものは、これを適宜廃棄することができる。

(整理命令)

第43条　総務課長は、保存文書の整理について必要な調査を行い、その結果に基づいて主管課長に対し必要な措置を講ずるよう求めることができる。